Compliance: o que é e como implementar na sua empresa

Compliance

É quase inevitável não passar pela redundante frase das palestras de compliance: compliance é estar em conformidade. O que é preciso, porém, para uma empresa estar em conformidade?

Compliance: o que é preciso para a empresa estar em conformidade?

Primeiramente, para a implementação de um programa de compliance efetivo, é necessário saber qual é o negócio da empresa, conhecer o negócio e como ele funciona. Assim, o profissional vai conseguir mapear os riscos, fazer consultorias e se tornar generalista no negócio.

Por isso, o compliance não está inteiramente ligado à área trabalhista nas empresas. Mas o lado bom é que ele atua – e muito – na prevenção dessas demandas. Isso porque tem como função a criação de códigos de ética e de padrões de conduta para que sejam cumpridas as leis e as demais normas do direito. Portanto, tem a finalidade de evitar a responsabilização das empresas no âmbito judicial para que não haja prejuízo à sua imagem e reputação.

Afinal, o que é compliance?

Trata-se de uma auditoria interna permanente para prevenir e apurar violações de direitos trabalhistas na empresa. Diz-se que o compliance atua em 3 áreas: prevenção, detecção e remediação.

As sociedades que se sujeitam à lei de compliance são as empresariais, simples, fundações e associações. A lei igualmente se aplica a autora, coatora, participe, administradores e dirigentes.

As microempresas e empresas de pequeno porte se sujeitam à Portaria Conjunta n.º 2.279/2015 e às Eireles ao Enunciado n.º 17 da CGU.

Após estudar o negócio da empresa para aplicação do programa de compliance, é indicado abrir um canal de denúncias. Assim, é possível ver realmente quais são os problemas da empresa, ficando mais fácil a implementação de um programa de integridade eficaz.

O canal de denúncias deve sempre ser anônimo e direcionado a um e-mail, número de telefone ou, também bastante eficaz, urnas no banheiro. Destacamos a eficiência deste último, pois o colaborador da empresa estará em um ambiente da sua rotina de trabalho. Assim, pode escrever seu bilhete na cabine ou já vir com ele guardado no bolso e, quando estiver sozinho, coloca dentro da urna. Acreditamos que este método traz segurança e tranquilidade ao funcionário que está reportando qualquer tipo de denúncia à empresa.

Traçado o perfil da empresa e seus problemas, começa-se a montar os Códigos de Conduta e de Ética. Lembrando que são dois, um diferente do outro.

Código de Ética

O Código de Ética é uma ferramenta de realização da visão e missão da empresa, que orienta as ações e explicita a postura social a todos com quem mantém relações.[1]

Código de Conduta

Por outro lado, o Código de Conduta tem por missão “estabelecer os princípios éticos e normas de conduta que devem orientar as relações internas e externas de todos os integrantes de uma organização, independentemente das suas atribuições e responsabilidades”.[2]

Na verdade, o ideal é que se criem normas que se revalidem a cada 30 dias, senão ficam extintas automaticamente, com o objetivo de que a empresa não crie normas que não sejam seguidas, uma vez que não fazem parte da realidade vivida naquele momento.

Indicamos o livro A Compliance & Ethics Program on a Dollar a Day: How Small Companies Can Have Effective Programs de Joseph E. Murphy, que ensina sobre a aplicação de um Programa de Compliance, mas ele ainda não foi traduzido para o português.

Como comprovar o compliance?

Todavia, questiona-se: como uma empresa comprova seu programa de compliance? Afinal, de nada adiantaria investimento nesse tipo de programa, quando necessário, se a empresa não conseguir cumprir sua atuação.

Respondemos que a empresa comprova seu programa de compliance através de Planos de Ação, ou seja, sistemas de auditorias internas, criação do programa de denúncia, treinamentos de funcionários sobre o Código de Conduta da empresa, newsletter, aplicação de sanções em caso de irregularidades, demonstrando que o compliance é confiável e efetivo, reforçando que este deve ser aplicável a todos os empregados, inclusive sócios e dirigentes.

Due Diligence, Red Flag e Acordo de Leniência

No mais, quem atua ou quer atuar dentro da área de compliance deve conhecer algumas palavras bem famosas neste meio, que são Due Diligence, Red Flag e Acordo de Leniência.

O Due Diligence é investigar a empresa terceirizada antes de contratá-la. Já a Red Flag, como o próprio nome diz, seria o fato de algo ter chamado a atenção da empresa, algo que gerou alguma dúvida ou incoerência, merecendo um alerta da empresa.

O Acordo de Leniência é firmado entre a pessoa jurídica que cometeu ato ilícito contra a administração pública, nacional ou estrangeira, mas que se dispõe a auxiliar nas investigações que levem à captura de outros envolvidos no crime em troca de benefícios para sua pena.

O que fazer se a empresa cometer um erro?

É comum surgir a seguinte dúvida: se a empresa cometer um erro, como deverá proceder? Ela deve reportar o erro em sua completude? Quais problemas ela deve reportar e deve a empresa reportá-los imediatamente?

O ideal é que todos os problemas sejam reportados regularmente para que as autoridades passem a confiar no seu negócio, na sua empresa. De fato, isso demonstra uma boa-fé e uma transparência por parte da empresa aos órgãos reguladores. Sempre é bom lembrar que a demora para o reporte faz com que a empresa perca o benefício de “Primeiro na Porta”.

Inúmeras são as dúvidas sobre a implementação de um programa de compliance de sucesso. Isso porque muito se fala sobre compliance, mas quase nada sobre sua implementação. Assim, esperamos ter, de alguma forma, contribuído para que as empresas consigam visualizar os passos mais importantes da sua implementação e possam aplicar com sucesso à sua realidade de trabalho.

Entenda o surgimento do compliance

O compliance já dava seus sinais em 23 de dezembro de 1913, quando foi aprovada pelo 63º Congresso dos Estados Unidos e sancionada pelo presidente Woodrow Wilson, a Federal Reserve ACT, que criou o sistema bancário central dos Estados Unidos.

Já em 1974, conhecido como um dos maiores escândalos de toda a história política dos Estados Unidos, o Caso Watergate deu origem à FCPA (Foreign Corrupt Pratices Act) e à renúncia do Presidente Richard Nixon.

O Caso Waltergate se iniciou em 1972 quando um grupo de 5 homens arrombou o Comitê Nacional do Partido Democrata localizado no edifício Watergate, em Washington. Tendo sido identificados como apoiadores do Partido Republicano, pretendiam instalar escutas eletrônicas no local para obterem informações importantes de seus adversários. Era um ano de eleição presidencial e esta manobra poderia influir no resultado.

No começo do ano seguinte, porém, com a prisão e o julgamento dos envolvidos, tudo parecia estar resolvido até que um dos acusados reportou ao juiz responsável pelo caso que o governo conduzia uma grande operação para abafar o escândalo e as coisas tomaram uma proporção ainda maior, acabando na renúncia do Presidente Richard Nixon.

A partir desse episódio, a opinião pública norte-americana abandonou o antigo olhar de reverência e distinção reservado ao presidente e entendeu que os deslizes dessa importante figura pública não poderiam se colocar acima das leis que organizavam a vida política dos Estados Unidos.

Assim, em 1977 foi promulgada a primeira lei anticorrupção americana, a FCPA (Foreign Corrupt Pratices Act). Com ela, uma das previsões foi tornar ilegal o pagamento a funcionários públicos no exterior para ajudar a obter ou manter negócios.

Neste sentido, salientamos que a FCPA não dá os requisitos para implementação de um programa de compliance; ela apenas direciona as causas de excludentes de responsabilidade.

No Reino Unido

Já no Reino Unido, há a lei internacional UK Bribery Act, criada em 2010 para declarar crime a ação de dar ou receber propina, sendo mais rígida e ampla que a FCPA.

Enquanto A FCPA se aplica apenas a práticas de corrupção pública, a UK Bribery Act já se aplica a práticas de corrupção pública e privada.

 No Brasil

É importante mencionar que, no Brasil, a corrupção já era crime antes mesmo da promulgação da lei anticorrupção, pois era prevista no nosso Código Penal. Nossa lei anticorrupção é a de nº 12.846/2013, que se baseou na FCPA e também se aplica apenas à corrupção pública para atos cometidos no Brasil ou no exterior.

Em 2015, veio o Decreto 8.420 com a finalidade de corrigir alguns erros contidos na redação inicial da lei.

Indicamos um ótimo filme para demonstrar a história sobre o nascimento do compliance: “Enron: Os Mais Espertos da Sala” conta a história de um escândalo contábil que levou uma empresa norte-americana à falência em 2001.

Shimene Bologna, sócia Especialista em Direito do Trabalho.

[1]Fonte: Indicadores Ethos de Responsabilidade Social Empresarial – Versão 2000, p. 13.

[2]Fonte: Texto retirado do código de conduta da Braskem e adaptado pela agência It.com